Romain Talamoni (SAE) - L'utilisation de la carte achat par les personnes publiques

4 avril 2012 par OperAchat (owner)

La carte achat est un moyen de paiement des biens et services non stratégiques, ouverte aux agents de l’administration pour les achats professionnels  sans enjeux.

La carte achat a été créée par le décret  n°2004-1 144 du 26 octobre 2004 relatif à l’exécution des marchés publics par carte achat. La carte achat avait donné lieu dès 2003 à une expérimentation , afin de préparer sa mise en œuvre dans les collectivités et administrations, par la Direction Générale de la Comptabilité Publique  avec neuf sites pilotes, parmi lesquels Meudon ou encore la ville d’Issy les Moulineaux. Elle a ensuite été développée et généralisée dès 2006 dans l’ensemble des ministères.

La carte achat est un moyen de paiement des biens et services non stratégiques, ouverte aux agents de l’administration pour les achats professionnels  sans enjeux. Elle prend la forme d’une carte bancaire à puce à autorisation systématique, confiée directement à l’agent de l’administration qui permet ainsi de dématérialiser l’ensemble des données de facturation ainsi que l’intégration des dispositifs de contrôle et de paiement. La carte d’achat est émise par des banques affiliées aux organismes tels que Mastercard et Visa.

La carte achat ne peut être utilisée pour retirer de l’argent ni pour payer des dépenses personnelles sauf dans le cas d’un déplacement. Elle nécessite donc de responsabiliser et d’accompagner  les agents concernés.

La carte achat peut également être utilisée par les entités adjudicatrices et les pouvoirs adjudicateurs, dans le cadre de l’exécution d’un marché public, comme moyen de paiement. Toutefois, la carte achat ne peut être utilisée pour l’exécution des marchés de travaux ou les marchés bénéficiant d’une avance forfaitaire.

De manière pratique, l’agent peut l’utiliser comme une carte bancaire courante aussi bien pour un règlement sur place que pour des achats à distance, quel que soit le mode de commande : téléphone, fax, Internet, etc. Elle permet donc une réduction des coûts de traitement de commandes par la dématérialisation des procédures.

D’un point de vue comptable, il s’agit d’un compte technique (BNP Paribas pour l’Etat) : les dépenses sont  réalisées à un mois M et l’administration reçoit le décompte à un mois M+1, puis cela part dans le circuit comptable pour paiement.

 Ainsi, l’automatisation du paiement apporté par le système d’achat supprime le lourd processus d’achat traditionnel comme l’émission d’ordres de paiement ou encore le traitement. Selon une étude réalisée par le cabinet Deloitte & Touche, la carte achat permet de réaliser 50€ par commande sur un coût total de traitement estimé à 70€. De plus, la carte achat est très avantageuse pour les fournisseurs puisqu’elle permet une réduction des coûts administratifs  ainsi qu’une réduction importante du délais de règlement.

Toujours selon l’étude Deloitte & Touche, les achats de petits montants représentent environ 4% de la valeur des dépenses d’achat des administrations et 75% des transactions. De plus, ce système permet de réaliser 80% d’économie sur le coût global de traitement d’une transaction. Ainsi, sur la base d’un portefeuille d’achat de 50 millions $ réalisés pour 100 000 transactions, le potentiel de gains escompté s’élève à 3,2 millions $ annuels.

Les dépenses engendrées avec les cartes achat représentent un volume global d’environ 100 000 millions €/an pour l’administration française.

A la différence d'une carte bancaire classique, la carte d'achat s'inscrit dans un processus structuré, depuis la définition de la politique d'achat jusqu'à la livraison, de la validation du paiement jusqu'à la transmission de la facture. Elle suppose l'accord ainsi que l'installation d'outils de gestion et des liaisons informatiques entre tous les acteurs concernés : acheteurs, fournisseurs et banques. En effet, une carte d'achat intervient à toutes les étapes, de manière totalement transparente pour les utilisateurs.

Le système est simple : l’administration centrale ou déconcentrée fixe un plafond financier selon le type d’achats de l’agent. Par exemple, il existe un plafond en fonction des fournisseurs (ex : UGAP) mais aussi par agents et par services. Ainsi, l’administration centrale ou déconcentrée indique une enveloppe financière par service qui est ensuite déclinée par agents. L’administration centrale peut laisser l’administration déconcentrée, par le biais de son directeur des affaires financières,  indiquer le plafond de l’enveloppe financièreLa carte d'achat a par exemple été mise en place dans les DDI (directions départementales interministérielles) pour simplifier la gestion des dépenses courantes et accompagner la réforme de ces structures encore nouvelles et à la gestion budgétaire complexe.

Les cartes d’achat sont établies aux noms des fonctionnaires et intègrent une série de paramètres comme les fournisseurs autorisés ou non, des plafonds financiers, le plafonds de commande, les dates de début et de fin de marché. Une plate forme informatique à laquelle sont reliés les fournisseurs contrôle pour chaque commande, l’habilitation du porteur de carte et ses droits d’utilisation. Le prestataire bancaire restitue chaque mois à l’ordonnateur un relevé précis des commandes initiées par carte tous fournisseurs confondus.

La mise en place  de la carte achat  au sein de l’administration nécessite en amont de bien calibrer ce qu’on veut en faire, de la commande au paiement ainsi que de ne pas la déployer trop largement. De plus, cela nécessite un  accompagnement fort des porteurs ainsi qu’un réexamen complet des procédures d’approvisionnement, de traitement et de facturation des fournisseurs ainsi qu’un d’un équipement technique pour les administrations et les fournisseurs.

Commentaire de GILANT nathalie

19 juillet 2017 à 02:30 PM

Pour quelle(s) raison(s) une carte achat approvisionnée, utilisée régulièrement chez un créancier refuse-t-elle de fonctionner ?

Commentaire de Charlotte Lavedrine

19 juillet 2017 à 03:48 PM

Bonjour,

Si vous rencontrez un problème technique dans l'utilisation de votre carte d'achat, je vous invite à envoyer un mail détaillé (nom du porteur, nature et récurrence du problème, etc.) au service support de la BNP dont l'adresse est la suivante :

assistance.carteachat@bnpparibas.com

Bien cordialement,
Charlotte Lavedrine